Engagement de la financière First National S.E.C. à l'égard de la protection de la vie privée

La protection de votre vie privée et du caractère confidentiel de vos renseignements personnels a toujours été une priorité dans l’exercice des activités de la Financière First National S.E.C. (« First National »). À titre de fournisseur de produits et services financiers, First National est appelée à recueillir, à utiliser et à divulguer des renseignements personnels sur ses clients dans le cadre de ses activités quotidiennes. Nous nous efforçons de traiter vos renseignements avec respect, équité et conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») et aux mesures législatives similaires sur la protection des renseignements personnels auxquelles nous devons nous conformer. Notre Politique en matière de protection de la vie privée présente nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels applicables à notre site Web accessible au www.firstnational.ca/fr (« site Web »), à notre centre d’appels et aux autres interactions avec les clients.

Cette politique ne s’applique pas aux renseignements de nos clients commerciaux qui agissent à titre de corporations, de partenaires ou sous toute forme d’association, mais nous protégeons la confidentialité de tels renseignements conformément aux lois applicables et aux ententes contractuelles.

Dans la présente Politique en matière de protection de la vie privée, les termes « nous », « notre » et « nos » renvoient à First National.

Qu-est-ce qu'un renseignement personnel?

Des renseignements personnels au sujet d’un particulier identifiable incluent le nom, l’âge, le sexe, l’adresse, le numéro de téléphone à domicile, des numéros d’identification (p. ex., numéro d’assurance sociale), la situation financière, les références personnelles et les antécédents professionnels.

Les renseignements personnels excluent le nom, le titre, l’adresse ou le numéro de téléphone d’affaires d’un employé d’une organisation ou tout renseignement qui a été rendu anonyme de manière que ledit renseignement ne puisse pas être identifié.

Responsabilité envers le client

À First National, nous prenons très au sérieux notre engagement à l’égard de la protection de vos renseignements personnels et nous sommes responsables des renseignements personnels en notre possession ou sous notre contrôle. Nous avons nommé un chef de la protection des renseignements personnels chargé du programme en matière de conformité à la protection de la vie privée. Il est notamment responsable d’examiner toutes les pratiques de traitement des données personnelles à First National, de veiller à ce que la Politique soit à jour, d’amorcer des enquêtes relativement à l’atteinte présumée à la vie privée, de répondre aux plaintes des clients et autres demandes, de mettre en application les meilleures pratiques et de mettre à jour les procédures internes touchant la protection de la vie privée.

Tous les employés, agents et représentants de First National sont informés de l’importance de traiter les renseignements personnels de façon sécuritaire et d’assurer la confidentialité des renseignements personnels des clients. La marche à suivre est indiquée dans les contrats de travail, dans les politiques et procédures, de même que lors des formations continues sur la protection de la vie privée.

Collecte et utilisation de vos renseignements personnels

Si nous devons recueillir des données à votre sujet, nous vous expliquerons à quelles fins elles serviront. Nous ne recueillerons aucun autre renseignement que ceux nécessaires, et ces derniers ne serviront qu’aux fins prévues.

Les renseignements personnels demandés servent à établir une relation avec vous et à répondre à vos besoins financiers, comme établir votre admissibilité à un prêt hypothécaire, déterminer votre admissibilité à des produits d’assurance et financer et gérer votre prêt hypothécaire.

La majorité des données à votre sujet proviennent directement de vous ou de vos interactions avec un courtier hypothécaire ainsi que de diverses sources telles des agences d’évaluation du crédit, des registres publics, votre employeur, des références personnelles et autres tierces parties que vous avez autorisées à nous communiquer des renseignements personnels à votre sujet. Nous utilisons les renseignements personnels que nous recueillons pour les fins suivantes:

  • évaluer votre demande de financement, notamment pour évaluer le risque de crédit en examinant vos antécédents de crédit et vos opérations (y compris votre revenu annuel, votre actif, votre passif et votre historique de compte);
  • évaluer vos besoins financiers et déterminer les produits ou services pouvant le mieux y répondre, qu’ils soient offerts par notre entreprise ou par une entreprise avec laquelle nous avons conclu une entente stratégique;
  • vérifier votre identité (p. ex., nom, adresse, profession, date de naissance) et vérifier si votre nom figure sur une liste de surveillance au Canada ou à l’étranger;
  • administrer nos programmes financiers et de prêt, y compris le programme de titrisation parrainé par la Société canadienne d’hypothèques et de logement (SCHL);
  • offrir et administrer des produits d’assurance-vie hypothécaire en lien au prêt (nous recueillons des renseignements personnels sur la santé dans le formulaire de demande et les communiquons à l’assureur);
  • administrer notre programme de garantie résidentielle avec un fournisseur tiers;
  • renouveler ou refinancer des prêts hypothécaires existants, transférer des prêts hypothécaires contractés auprès d’une autre institution financière ou traiter des demandes de quittances et de paiements intégraux;
  • payer l’impôt foncier associé à une propriété faisant l’objet d’un prêt hypothécaire, le cas échéant;
  • vous protéger et nous protéger des erreurs, de la fraude ou d’autres activités illégales;
  • répondre à vos questions et à vos demandes;
  • vous transmettre des communications par voie électronique et autres communications de marketing contenant des renseignements et des offres qui pourraient vous intéresser;
  • nous conformer aux exigences réglementaires et juridiques ainsi qu’aux lois en vigueur.

Surveillance et enregistrement 

(i)   Communications téléphoniques
First National s’engage à offrir un service hors pair à ses clients. Pour notre protection mutuelle et pour améliorer le service à la clientèle, vos appels peuvent être enregistrés et utilisés à des fins d’assurance de la qualité, de surveillance, de sécurité et de formation continue de nos employés. Conformément aux lois sur la protection de la vie privée en vigueur, les clients sont informés du fait que leur appel peut être enregistré. Après avoir entendu ce message, si vous décidez de poursuivre la conversation, votre consentement à l’enregistrement est considéré comme implicite. Autrement, vous pouvez communiquer avec un représentant au service à la clientèle de First National et connaître les autres options pour nous joindre en cliquant sur le lien Nous joindre dans notre site Web. First National peut également enregistrer les appels sortants faits auprès de nos clients dans le même but.  

(ii)  Clavardage en direct
Si vous utilisez la fonction de clavardage en direct dans Mon Hypothèque pour communiquer avec l’un de nos représentants du service à la clientèle, il se peut que nous surveillions ou enregistrions nos discussions avec vous pour notre protection mutuelle, pour valider nos discussions et vos demandes d’opérations ainsi qu’améliorer notre service à la clientèle.  

(iii)   Courriels
Lorsque vous nous envoyez un courriel ou que vous nous demandez de vous répondre par courriel, nous enregistrons votre adresse courriel, de même que tout autre renseignement personnel contenu dans le courriel. Nous conserverons vos courriels et nos réponses à ceux-ci, le cas échéant, dans nos dossiers pour valider nos discussions et vos demandes d’opérations pour mieux vous servir à l’avenir. 


Contentement

Nous obtiendrons votre consentement pour recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels, à moins que les lois en vigueur sur la protection de la vie privée ne l’exigent. Nous pouvons obtenir votre consentement de différentes façons selon la situation et l’interaction avec nous.

Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps sur présentation d’un avis raisonnable et sous réserve de toute restriction légale ou obligation contractuelle.

Veuillez noter que le retrait de votre consentement pourrait nous empêcher de continuer à vous offrir les produits et services de crédit que vous recevez ou que vous souhaiteriez recevoir et qui pourraient vous être utiles. Par exemple, pour obtenir un prêt hypothécaire, vous devez nous autoriser à obtenir et à mettre à jour vos rapports de solvabilité et tout autre renseignement de crédit à votre sujet auprès des agences d’évaluation du crédit ou toute autre institution qui prend en charge le système de production de rapports de solvabilité.

Pour retirer votre consentement, vous devrez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse et au numéro de téléphone figurant à la fin de la présente Politique.

Pour retirer votre consentement à l’égard des communications électroniques et de marketing, vous pouvez suivre les instructions prévues à cet effet indiquées dans nos communications électroniques ou communiquer avec nous au moyen des coordonnées figurant à la fin de la présente Politique. Veuillez noter que vous pourriez continuer de recevoir des communications liées à vos opérations ou à votre compte de notre part.

Collecte restreinte des renseignements personnels

Les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet se limiteront aux renseignements nécessaires aux fins mentionnées. La collecte des renseignements personnels se fera par des moyens justes et légaux.

Communication des renseignements personnels

Nous ne communiquerons pas vos renseignements personnels sans votre consentement, sauf disposition contraire prévue dans la présente Politique.

Si vous avez souscrit un prêt avec nous qui implique une autre personne (c’est-à-dire un co-emprunteur ou un garant du prêt) ou ajoutez une tierce partie à votre compte, nous pouvons partager certains renseignements personnels avec cette personne en lien avec votre prêt.

Nous devons parfois communiquer vos renseignements personnels dans le cadre des activités ou des obligations régulières de First National. Cela inclut, par exemple, la divulgation de données à des investisseurs (institutions financières et caisses de retraite, par exemple), à des assureurs hypothécaires, à des assureurs de titres, à des vérificateurs, à des autorités de réglementation et organisme gouvernementaux, à des agences d’évaluation de crédit et de renseignements sur le consommateur.

Advenant la vente ou la titrisation de votre prêt hypothécaire (en lien au programme de titrisation de la SCHL, par exemple), nous pourrions communiquer vos renseignements personnels à des investisseurs potentiels ou à la SCHL pour faciliter le processus de vente ou de titrisation.

Nous pouvons également avoir recours à des fournisseurs de services tiers (y compris des affiliés) pour effectuer des tâches en notre nom, comme héberger notre site Web et nos portails en ligne, offrir des services de soutien à la clientèle, fournir un service de courrier et soutenir le traitement et l’envoi de communications électroniques (collectivement appelés « fournisseurs de services »). Nous communiquons aux fournisseurs de services avec qui nous traitons que les renseignements personnels requis pour effectuer les tâches demandées, et nous leur interdisons de divulguer ces renseignements à des fins autres que celles prévues. De plus, les fournisseurs de services sont tenus de respecter les exigences réglementaires et les lois applicables dans leur territoire. Puisque certains fournisseurs de services et leurs serveurs pourraient se trouver à l’extérieur du Canada (comme aux États-Unis, en Amérique du Sud ou en Asie), ces derniers pourraient devoir divulguer des renseignements aux tribunaux, aux autorités gouvernementales, aux organismes de réglementation, aux responsables de l’application des lois en vertu des lois applicables dans leur pays. Pour en savoir davantage sur la façon dont nos fournisseurs de services gèrent vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements aux coordonnées indiquées à la fin de la présente Politique. 

First National établit des contrats et d’autres ententes avec des fournisseurs de services en vertu desquels ils sont tenus de respecter des normes relatives à la protection des renseignements personnels semblables à celles que nous devons respecter.  First National veille à ce que les pratiques de ses fournisseurs de services puissent être examinées et vérifiées au besoin. 

Autres divulgations

Dans certaines situations, les lois canadiennes et provinciales en matière de protection des renseignements personnels permettent ou nécessitent l’utilisation ou le partage des renseignements personnels sans en avertir le client ou obtenir son consentement. Nous et nos fournisseurs de services pouvons communiquer des renseignements à votre sujet sans votre consentement dans certaines situations, dont les suivantes:

  • enquête menée par un organisme d’application de la loi, une autorité réglementaire ou un organisme d’autoréglementation
  • mandat, ordonnance d’un tribunal ou autre instrument obligeant First National à divulguer des renseignements personnels et pouvant permettre aux autorités gouvernementales canadiennes, américaines et étrangères, aux tribunaux et aux agences d’exécution de la loi d’accéder légalement à ces renseignements
  • ordonnance de communication de l’Agence des douanes et du revenu du Canada
  • vente ou transfert réalisé ou futur d’une partie ou de l’ensemble de nos actifs à un tiers ou en cas de restructuration de l’entreprise, de vente d’actions ou d’un autre changement concernant le contrôle de l’entreprise
  • protection des actifs de First National (p. ex., procédure d’exécution hypothécaire en lien à un prêt en souffrance) ou lorsque jugé nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice
  • enquête en lien à une violation de contrat ou d’une loi
  • détection, prévention et annulation d’une fraude ou d’une autre activité criminelle (p. ex., culture de la marijuana et blanchiment d’argent) et d’autres affaires dans l’intérêt du public;
  • protection des employés, clients et autres personnes liées à First National
  • situations autres que celles permises ou exigées par les lois canadiennes, américaines ou autres

Conservation des renseignements

Nous ne conserverons vos données que pour la période requise aux fins convenues et pour une période raisonnable par la suite ou pour satisfaire certaines exigences juridiques ou gouvernementales (p. ex., aux fins d’impôt). Dès que vos renseignements personnels ne seront plus requis à ces fins, ils seront détruits, supprimés ou dépersonnalisés. 

Exactitude des renseignements

Nous déployons des efforts raisonnables pour faire en sorte que vos renseignements soient à jour et nous nous efforçons de prendre des décisions qui pourraient avoir une incidence sur vous en nous fondant sur des renseignements exacts et à jour. Il vous incombe de nous divulguer tout renseignement important et de nous faire part de tout changement pertinent ou de renseignements désuets (p. ex., changement de nom ou de numéro de téléphone). Si vous vous rendez compte que des renseignements sont inexacts, veuillez nous en aviser; nous effectuerons les corrections nécessaires et veillerons à ce que ces changements soient transmis aux tiers à qui nous avons communiqué ces renseignements, telles des agences d’évaluation du crédit. Nous tenons à ce que les services que nous vous offrons ne soient pas affectés en raison de renseignements incomplets ou erronés.

Nous consignerons dans votre dossier client tout renseignement faisant l’objet de conflit ou de dispute, le cas échéant.

Protection de vos renseignements

First National protège les renseignements personnels en sa possession et dont elle contrôle, qu’il s’agisse de documents en format électronique ou papier, en appliquant des mesures de protection et de sécurité convenant au degré de sensibilité des renseignements et conçues pour prévenir la perte ou le vol de ces renseignements et les protéger contre l’accès, la divulgation, la copie et l’utilisation non autorisés. En ce sens, nous avons mis en place des contrôles de sécurité physique (classeurs verrouillables et accès restreint aux bureaux au moyen de laissez-passer de sécurité), des contrôles de sécurité technologiques (mots de passe sur les ordinateurs; numéros d’identification personnels, cryptage, protection de mots de passe, pistes de vérification, alertes, niveaux d’accès et interruption de connexion après délai), de même que des mesures de contrôle applicables à l’échelle de l’entreprise (politiques, procédures et tests d’audit annuels). 

Nous vérifions régulièrement nos procédures de sécurité pour nous assurer qu’elles sont bien administrées et qu’elles demeurent efficaces et appropriées à l’égard du degré de sensibilité des renseignements personnels.

Accessibilité

First National a rédigé la présente Politique en matière de protection de la vie privée en termes clairs afin de vous tenir informé. Elle est mise à la disposition du public en format papier, en en faisant la demande par écrit à l’adresse ci-après et en format électronique sur notre site Web.

Renseignements recueillis par l'intermédiaire de notre site web

En général, vous pouvez visiter notre site Web sans devoir révéler votre identité ou soumettre des renseignements personnels. Cependant, nous enregistrons les adresses de protocole Internet de ceux qui visitent notre site Web et d’autres renseignements au sujet des visites, comme les pages consultées, le type de navigateur et le système d’exploitation utilisés ainsi que la durée moyenne des consultations de notre site Web.  Ces renseignements nous aident à comprendre l’activité de notre site Web et à surveiller et à améliorer ce dernier.

Remarque au sujet des outils Web tels les témoins

Les témoins sont de petits fichiers qu’un site Web ou un fournisseur de service transfèrent au disque dur d’un ordinateur par l’intermédiaire de votre navigateur (si permis). Ceux-ci permettent au site Web ou au fournisseur de service de reconnaître votre navigateur (p. ex., Google Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari) et de capter et d’enregistrer certains renseignements tels votre type de navigateur et l’adresse du site Web consulté précédemment.

Cela nous aide à comprendre vos préférences en fonction de vos activités sur notre site actuelles et antérieures et nous permet de vous offrir de meilleurs services en ligne. Les témoins nous permettent également de temporairement enregistrer votre préférence linguistique et vos options de filtres dans notre site et nos portails Web tels Mon Hypothèque, Merlin en ligne et le portail de FN. Cela nous aide à comprendre la consultation de nos sites et les interactions qui y ont lieu afin d’offrir une expérience conviviale et de vous reconnaître lorsque vous consultez nos sites de nouveau. 

Nous pouvons établir des ententes avec des fournisseurs de services tiers pour nous aider à mieux comprendre les consultations de notre site et enregistrer vos habitudes de navigation pour améliorer les produits et services que nous offrons ainsi que notre service à la clientèle.

Vous pouvez configurer les paramètres de votre ordinateur pour recevoir un avertissement chaque fois qu’un témoin est envoyé ou pour désactiver les témoins. Si vous désactivez les témoins, vous ne pourrez accéder à certaines fonctions conçues pour améliorer votre expérience en ligne et certains de nos services pourraient ne pas fonctionner correctement.

Notre site Web peut aussi utiliser des pixels-espions.  Cette technologie nous permet de savoir quelles pages de notre site Web vous consultez et nous aide à optimiser notre site Web pour améliorer l’expérience de ceux qui le consulteront à l’avenir.

Médias sociaux

Nous pouvons vous offrir l’occasion de réagir à notre contenu par l’intermédiaire de sites de réseautage social, de plugiciels et d’applications de tierces parties. Lorsque vous réagissez à notre contenu par l’intermédiaire de sites de réseautage social, de plugiciels et d’applications de tierces parties, il se peut que vous nous autorisiez à accéder à certaines données associées à votre compte de média social (p. ex., nom, nom d’utilisateur, adresse courriel, photo de profil, genre) pour accéder au contenu ou dans le cadre du fonctionnement du site Web, du plugiciel ou de l’application. Lorsque vous fournissez des renseignements à partir de votre compte de média social, nous pouvons utiliser ces renseignements pour personnaliser votre expérience sur notre site Web et dans les sites de réseautage, les plugiciels ou les applications de tierces parties et pour vous offrir d’autres produits ou services que vous pourriez demander.

Liens de tierces parties

Notre site Web peut contenir des liens pour accéder à des sites que nous ne possédons pas et n’exploitons pas.  De plus, des liens pour accéder à notre site Web peuvent se trouver dans les sites de tierces parties sur lesquels nous affichons des publicités. Nous fournissons des liens pour accéder à des sites de tierces parties à des fins de commodité pour les utilisateurs.  Ces liens ne doivent pas être interprétés comme l’approbation du contenu des sites liés.  Les sites liés disposent de déclarations de confidentialité, d’avis et de modalités d’utilisation distincts que nous vous recommandons de lire attentivement.  Comme nous n’exerçons aucun contrôle sur le contenu de ces sites Web, nous ne pouvons assumer aucune obligation ou responsabilité quant à la manière dont les entreprises qui exploitent les sites liés recueillent, utilisent, communiquent, enregistrent et traitent vos renseignements personnels.

Accès à vos renseignements

Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels à votre sujet que nous possédons et contrôlons et de les mettre à jour ou de les corriger, sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi. Pour vous prévaloir de ce droit, faites nous parvenir une demande écrite à l’adresse indiquée à la fin de la présente Politique. Vous pouvez également mettre à jour vos renseignements personnels directement dans le portail Mon Hypothèque ou en communiquant avec le service à la clientèle. Nous pouvons demander certains renseignements personnels pour vérifier l’identité de toute personne souhaitant accéder à ses renseignements personnels.

  • Nous pouvons exiger des frais minimes pour le traitement de votre demande et, dans ce cas, vous seriez avisés à l’avance du montant. Effectuer une recherche ou répondre à une demande peut prendre jusqu’à 30 jours.
  • Nous pouvons refuser l’accès à des renseignements personnels en notre possession ou sous notre contrôle, notamment dans les cas suivants :
  • la communication de renseignements risquerait de nuire à la vie ou à la sécurité d’une autre personne;
  • la communication révélerait des renseignements commerciaux confidentiels;
  • les renseignements sont protégés par le secret professionnel liant l’avocat à son client;
  • les renseignements contiennent des références à d’autres personnes faisant l’objet de privilèges juridiques;
  • les renseignements ont été recueillis dans le cadre d’une enquête sur un fait juridique ou en rapport avec la détection et la prévention de fraude;
  • les renseignements ne peuvent être divulgués pour d’autres motifs légaux.

Si nous refusons votre demande d’accès à vos renseignements personnels, nous vous communiquerons la raison par écrit.

Plaintes à L'égard du non-respect de la politique - respect de vos préoccupations et réponse

N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de la protection de vos renseignements ou de notre Politique. Vous devriez acheminer vos questions au chef de la protection des renseignements personnels au numéro de téléphone, adresse de courriel ou adresse postale figurant ci-dessous. Ce dernier effectuera une enquête et répondra à vos questions. Le chef de la protection des renseignements peut occasionnellement désigner une ou plusieurs personnes comme personnes autorisées à agir pour son nom.

Veuillez indiquer vos nom et adresse, votre numéro d’hypothèque, s’il y a lieu, la méthode de communication préférée, la nature de la plainte et les détails importants, dont vos communications précédentes avec nous, le cas échéant. Si vous nous soumettez une plainte qui est justifiée, nous prendrons les mesures nécessaires pour remédier à la situation.

First National Financial LP
100 University Avenue
7th Floor, North Tower
Toronto (Ontario)  M5J 1V6 

À l’attention de : Hilda W. Wong, Chief Privacy Officer

Numéro de téléphone : 416-593-1100 
Courriel : privacy@firstnational.ca 

Si le chef de la protection des renseignements personnels ne règle pas le problème à la satisfaction du client, ce dernier peut s’adresser au commissaire à la protection de la vie privée du Canada.

De temps à autre, nous pourrons apporter des changements à la présente Politique pour tenir compte de toute modification apportée aux lois applicables en matière de protection de la vie privée ou de toute autre question réglementaire pertinente. Si nous apportons des modifications à notre Politique en matière de protection de la vie privée, nous publierons la version à jour sur notre site Web. Vous pouvez obtenir un dépliant sur la Politique en soumettant une demande par écrit.

Nous vous invitons à consulter notre Politique en matière de protection de la vie privée lorsque vous communiquez avec nous pour demeurer au fait de nos pratiques de traitement de données. 


Date de la denier révision : Septembre 2016

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